COMMENTAIRE DE L’ADMINISTRATION SUR LA NUMÉRISATION DES FACTURES PAPIERS

La Loi de finances rectificative pour 2018, en son article 16, est venue simplifier les modalités de conservation et de stockage des documents comptables et de leurs pièces justificatives en permettant aux entreprises le souhaitant de conserver celles-ci sous la forme dématérialisée. Dans le cadre de sa mise à jour de sa base Bofip du 8 février 2018, l’administration vient de commenter ce texte.

Elle précise ainsi les conditions très précises dans lesquelles doivent intervenir cette numérisation, les conséquences de cette numérisation en matière de droit à déduction en matière de TVA, et le lieu de stockage des factures ainsi numérisées.

Enfin, elle apporte des précisions sur les modalités de numérisation des documents constitutifs de la piste d’audit fiable.

En application de l’article L 102 B I – 3ème alinéa du LPF, les factures émises et reçues doivent être conservées sur support papier ou sur support informatique durant 6 ans.

Elles peuvent désormais être conservées, évidemment sur cette même période, de façon numérisée, ce qui à l’évidence permettra aux entreprises d’économiser significativement des frais d’archivage.

Pour que ces factures numérisées aient cependant la même force probante que les factures papier tant en matière d’impôt sur les sociétés que de TVA, elles doivent répondre à des conditions très précises, lesquelles doivent garantir leur reproduction à l’identique, le résultat de cette numérisation devant en effet être la copie conforme à l’original, en image et en contenu, y compris les couleurs de l’original.

Les couleurs initiales doivent en effet être possiblement reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur.

Toutefois, par mesure de tolérance une numérisation ne respectant pas le code couleur est acceptée « uniquement dans les cas où les couleurs ne sont pas porteuses de sens ». L’application de cette tolérance doit cependant pouvoir être expliquée.

L’administration donne l’exemple suivant.

Lorsqu’une facture contient des mentions en couleur tel que le logo de l’entreprise émettrice des factures, les couleurs de son logo ne sont pas porteuses de sens et peuvent donc être reproduites non pas en couleur, mais en noir et blanc lors de la numérisation de cette facture.

En revanche, lorsqu’une facture contient des mentions en couleur telles que des chiffres, des indications ou des montants dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur intégrée lors de la conception de cette facture en dématérialisé, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l’identique lors de la numérisation de cette facture.

Les nouveaux textes reconnaissent expressément la possibilité pour le contribuable de numériser lui-même les documents ou bien de confier cette mission à un tiers.

La circonstance que cette numérisation soit effectuée par un tiers ne lui permet évidemment pas cependant de s’exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de factures au regard de la TVA.

Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une documentation précise, laquelle doit faire l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la période de conservation.

L’administration précise par ailleurs dans le Bofip mis à jour que les entreprises doivent régulièrement effectuer des contrôles, sous leur responsabilité, pour s’assurer de la fiabilité des factures ainsi numérisées, permettant de justifier le respect des modalités nouvelles fixées à l’article A 102 B-2 du LPF.

En matière de droit à déduction, l’administration précise que néanmoins la facture d’origine, c’est-à-dire celle émise et transmise dans son format initial reste la pièce justificative pour la déduction de la TVA.

Cependant, lorsque l’archivage numérique de cette facture est considéré, en fonction des normes susvisées, comme la copie identique de cette facture, celle-ci peut alors être admise comme une pièce justificative pour la déduction de la TVA.

Dans l’hypothèse où le contribuable ne peut présenter à l’administration une facture numérisée remplissant toutes les conditions techniques susvisées, ce dernier est tenu de la présenter sous forme papier et si il est dans l’impossibilité de le faire, l’administration est alors en droit de remettre en cause le droit à déduction en matière de TVA.

Les conséquences d’un défaut formel de numérisation au regard de la notion de reproduction à l’identique sont donc pour l’entreprise extrêmement lourdes.

La seule façon dès lors de se prémunir contre un contentieux de ce type, surtout si la numérisation est confiée à un tiers, consiste donc à conserver comme par le passé les supports papier des factures numérisées. Ce qui va néanmoins bien sûr à l’encontre de la volonté de simplification souhaitée par le législateur.

En ce qui concerne le lieu de stockage des factures numérisées, l’administration admet qu’elles suivent les règles de stockage des factures transmises par voie électronique.

Les factures papier ainsi numérisées peuvent donc être stockées soit sur le territoire français, soit dans un autre Etat membre de l’UE, soit dans un pays hors de l’UE. A condition dans ce dernier cas que ce pays ait conclu avec la France une convention prévoyant une assistance mutuelle identique à celle prévue entre les Etats membres, soit un droit d’accès en ligne de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

En ce qui concerne les documents constitutifs des contrôles établissant une piste d’audit fiable, ceux-ci peuvent également être numérisés à tout moment en vue de leur conservation.

Conformément à l’article A 102 B-1 du LPF le document ainsi numérisé doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Les couleurs, comme pour les factures, doivent être reproduites à l’identique, notamment en cas de mise en place d’un code couleur.

L’administration admet cependant la même tolérance que pour les factures en donnant l’exemple suivant.

Lorsque sur un bon de commande papier ont été apposés une signature, des mentions particulières annotées à la main ou un tampon encreur en couleur, attestant du contrôle effectué, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l’identique lors de la numérisation de ce document.

Et dans le cas où le contribuable ne peut présenter un document numérisé remplissant toutes les conditions posées par l’administration, le contribuable est alors tenu de présenter celui-ci sous forme papier.

A défaut, l’administration considère ne pas être en mesure de s’assurer que les contrôles documentés et permanents ont été mis en place par l’entreprise, permettant ainsi d’établir une piste d’audit fiable.

En conclusion, le choix de la numérisation nécessite au préalable de s’assurer avec certitude que les modalités retenues sont parfaitement conformes aux normes imposées par ce nouveau texte. Car en cas de défaut les sanctions sont très lourdes. Pour les éviter il conviendrait dès lors de procéder à la numérisation, tout en conservant les supports papiers, ce qui entraîne évidemment un surcoût non négligeable.

Contact : Bruno Belouis